Überstunden in den Schulsekretariaten

Sachverhalt:
Die Verwaltung wird gebeten zu berichten, welche Maßnahmen eingeleitet wurden, um die Anzahl der Überstunden in den Schulsekretariaten zu senken.

gez. Frank Henning

Beantwortung der Anfrage der SPD-Ratsfraktion vom 26.05.2016:

Mit o. g. Anfrage wird die Verwaltung gebeten zu berichten, welche Maßnahmen eingeleitet wurden, um die Anzahl der Überstunden in den Schulsekretariaten zu senken.

Hierzu nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

Mit der Vorlage VO/2016/7090 wurden dem Organisations- Personal und Gleichstellungsausschuss sowie dem Schul- und Sportausschuss aktuell die Entwicklung der Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten vorgestellt.

Die Ursachen für die Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten seit 2010 lassen sich in drei unterschiedliche Bereiche unterteilen:

a.      Personalwirtschaftliche Gründe

b.      Schulrechtliche/ Schulorganisatorische Gründe

c.      Veränderungen im Aufgabenbereich

Diese Differenzierung ist maßgeblich für ein ursachenbezogenes Controlling in der Schulverwaltung, um nach Auswertung der Arbeitszeiten der Schulsachbearbeiterinnen im Bedarfsfall geeignete Steuerungsmaßnahmen entwickeln zu können

Bei der Wahl der Steuerungsmaßnahmen unterscheiden sich agierende und reagierende Steuerungsmaßnahmen, um auf eine mögliche Entwicklung zielgerichtet eingehen zu können.

Steuerungsmaßnahmen, wenn die Mehrarbeit personalwirtschaftlich (a.) oder schulrechtlich/ schulorganisatorisch (b.) begründet ist

Grundsätzliche Voraussetzung für ein zeitnahes Controlling ist ein bewertungsfähiges Datenmaterial. In der Vergangenheit erfolgten die Zeitaufschreibungen der Schulsachbearbeiterinnen händisch und wurden, von der Schulleitung abgezeichnet, in der Schulverwaltung zusammengefasst. Bei dieser Vorgehensweise kam es desöfteren zu Verzögerungen, so dass eine zeitnahe Reaktion nicht mehr möglich war.

Von daher wurden zur Verbesserung der Datenqualität und zur schnelleren Umsetzung von erforderlichen Steuerungsmaßnahmen sämtliche Mitarbeiterinnen aus den Schulsekretariaten seit 2010/11 sukzessive an das EDV-gestützte Zeiterfassungssystem der Stadtverwaltung angeschlossen. Hierdurch wird gewährleistet, dass eine zentrale Überprüfung sämtlicher Daten zeitnah erfolgen und Steuerungsmaßnahmen abgestimmt werden können. Dieser Anbindungsprozess konnte in diesem Jahr nach eine fünfjährigen Implementierungsphase abgeschlossen werden.

Ursachen für personalwirtschaftliche Gründe beziehen sich auf den individuellen Arbeitsbereich der jeweiligen Schulsachbearbeiterin, bspw. durch meist unvorhersehbare Vertretungssituationen, Fluktuation oder die Präsenzzeiten (vgl. VO/2016/7090).

Schulrechtliche bzw. Schulorganisatorische Gründe haben ihren Ursprung oftmals in der stetig fortschreibenden Schulentwicklungsplanung, bspw. durch Schließung und Zusammenlegung von Schulen, Ausbau neuer Schulformen etc. Hieraus ableitende Maßnahmen beziehen sich von daher häufig auf einzelne Schulstandorte.

In den vorgenannten Fällen ist somit eine individuelle bzw. standortbezogene Bewertung der Mehrarbeit der jeweiligen Schulsachbearbeiterinnen vorzunehmen.

Dabei ist anzumerken, dass grundsätzlich den Mitarbeiterinnen in den Schulsekretariaten ein Grundsockelbetrag an Mehrarbeitsstunden zugebilligt wird, da hiermit die Ferienzeit abgedeckt werden kann. In den meisten Fällen reicht der tarifliche Urlaubsanspruch nicht aus, um diese schulfreie Zeit abdecken zu können.

Wird bei der regelmäßigen Erfassung und Überprüfung ein eindeutiges Missverhältnis zwischen den festgelegten Wochenarbeitsstunden zu den vorhandenen Mehrarbeitsstunden festgestellt, erfolgt eine Reaktion durch die Schulverwaltung im Rahmen des Controllings.

Als wirksame reagierende Steuerungsmaßnahme lassen sich individuelle Vereinbarungen mit der jeweiligen Schulsachbearbeiterin festhalten.

In einem ersten Schritt wird nach erfolgter Auswertung zeitnah ein Gespräch mit der jeweiligen Schulsachbearbeiterin erfolgen. Dabei werden mögliche Ursachen für die Mehrarbeit festgehalten und individuelle Maßnahmen zum Abbau der  Stunden innerhalb eines festgelegten Zeitraumes festgelegt. Unterstützend können Springerkräfte nach Verfügbarkeit an dem Standort eingesetzt werden, damit der Schulbetrieb reibungslos gewährleistet wird.

Der ergänzende Einsatz von Springerkräften eignet sich auch im Rahmen der Einarbeitung von neuen Kräften bzw. bei vorhersehbaren Vertretungsfällen (bspw. Kuraufenthalte etc.). Allerdings ist darauf hinzuweisen, dass aktuellezwei Springerkräfte mit 19,5 Std./Woche für 47 Standorte zur Verfügung stehen. Oftmals sind dann in derartigen Bedarfsfällen die Ressourcen nicht vorhanden.

Hinsichtlich der Einarbeitung der neuen Schulsachbearbeiterinnen werden vor Aufnahme der Tätigkeiten Fortbildungen oder Einweisungen in Fachprogramme angeboten.

In einigen Fällen ist eine Beteiligung der Schulleitung geboten, um einzelne Verfahrensweisen abzustimmen.

Steuerungsmaßnahmen, wenn die Mehrarbeit durch Veränderungen im Aufgabenbereich hervorgerufen werden

Mehrarbeitsstunden sind häufig flächendeckend in Veränderungen im Aufgabenbereich bergründet. Dabei spielen schulrechtliche Veränderungen oder neu aufgelegte Angebote von bundesrechtlichen Transferleistungen eine wesentliche Rolle. In den vergangenen Jahren haben vor diesem Hintergrund Themen wie bspw. schulische Inklusion, Ausbau der Ganztagsangebote an Schulen oder auch das Bildungs- und Teilhabepaket zu einem nicht unerheblichen zusätzlichen Aufwand in den Schulsekretariaten geführt. Das hieraus erweiterte Leistungsspektrum der Schulsachbearbeiterin wird in der derzeit gültigen Stundenbemessung aus dem Jahre 1999 nicht widergespiegelt.

Aus diesem Grund wurde bereits vor über zwei Jahren im Rahmen des Controllings erkannt, dass die Schulverwaltung steuernd agieren muss, um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen.

Von der Schulverwaltung wurde seit Frühjahr 2014 an einer Fortentwicklung der Berechnungsgrundlage für die Stundenbemessung in den Schulsekretariaten gearbeitet. Zunächst wurde im Rahmen einer Bachelorarbeit das erweiterte Leistungsspektrum einer Schulsachbearbeiterin erfasst. Zur Festlegung des Arbeitsaufwandes erfolgte eine dezentrale Arbeitsaufzeichnung in den städtischen Schulsekretariaten. Die Ergebnisse wurden in dieser Arbeit zusammengetragen und in einem interkommunalen Vergleich mit den Städten Oldenburg, Göttingen und Braunschweig gegenübergestellt.

Daran anschließend erfolgte dann eine Umsetzung der Ergebnisse und Erkenntnisse in einer neugefassten Berechnungsgrundlage.

Als Fazit dieser Steuerungsmaßnahme ist festzuhalten, dass aufgrund der veränderten Aufgabensituation ein höherer Bedarf an den 47 Osnabrücker Schulstandorten für die rd. 70 Schulsachbearbeiterinnen von 160 Wochenstunden besteht.

Bei Umsetzung dieser flächendeckenden Steuerungsmaßnahme könnte die hieraus ursächlich entstehende Mehrarbeit in den kommenden Jahren merklich reduziert werden.

Dass eine Modifizierung der Bedarfsermittlung erforderlich ist, wird auch dadurch deutlich, dass verschiedene Schulträger in den vergangenen Monaten sich nach dem „Osnabrücker Modell“ als Mustervorlage erkundigt haben.

Zusammenfassung

In der Vergangenheit wurden individuelle Steuerungsmaßnahmen – wie oben beschrieben – gewählt, um angefallene Mehrarbeitsstunden punktuell abzubauen. Diese werden auch künftig im Alltagsgeschäft eine wesentliche Bedeutung als reagierende Steuerungsmaßnahme haben.
In Ergänzung wird durch die Neufassung der Berechnungsgrundlage von der Schulverwaltung aktiv agierend das Ziel verfolgt, dass Mehrarbeit aufgrund des erweiterten Aufgabenfeldes einer Schulsachbearbeiterin von vorneherein vermieden werden kann.

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